Privacy verklaring

1. Wie zijn wij?
BeSmart B.V. (hierna: "BeSmart") is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Verwerkingsverantwoordelijke BeSmart B.V. Werfkade 3, 1033 TA Amsterdam

Contact Telefoon: 020-7608232
E-mail: info@besmart.nl

Privacy-aanspreekpunt: info@besmart.nl

BeSmart heeft, gelet op de aard en omvang van haar verwerkingen, geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. Voor alle vragen en verzoeken over de verwerking van persoonsgegevens kunt u terecht bij ons privacy-aanspreekpunt via info@besmart.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
BeSmart verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor haar dienstverlening en wettelijke verplichtingen.

2.1 Cliënten en prospects

• identificatie- en contactgegevens;
• financiële gegevens en gegevens over doelstellingen, risicobereidheid, kennis en ervaring;
• identificatiegegevens (zoals een kopie van een identiteitsbewijs) indien wettelijk vereist;
• gegevens in het kader van Wft-, MiFID II- en Wwft-verplichtingen.

2.2 Websitebezoekers

• IP-adres;
• technische gegevens over browser en apparaat;
• geanonimiseerde gegevens over websitegebruik.

2.3 Sollicitanten en medewerkers
Wij verwerken persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor werving, selectie en uitvoering van de arbeidsrelatie, waaronder contactgegevens, opleidings- en loopbaangegevens en, waar wettelijk vereist, identificatiegegevens.

Daarnaast wordt de toegang van medewerkers tot onze systemen vastgelegd in logbestanden. Deze vastlegging vindt plaats ten behoeve van de beveiliging en de continuïteit van onze dienstverlening. BeSmart past geen systematische of individuele controle toe op het gebruik van e-mail, telefoon, internet of sociale media door medewerkers, en gebruikt de logging niet voor de beoordeling van medewerkers. Controle van individueel gebruik vindt uitsluitend plaats bij een concrete aanleiding, zoals een beveiligingsincident, en op besluit van de directie.

Medewerkers nemen deel aan gesprekken die op grond van MiFID II en de Wft worden opgenomen en getranscribeerd, zoals beschreven in artikel 2.4. Hun persoonsgegevens worden in dat kader verwerkt op dezelfde grondslag en met dezelfde bewaartermijn als de overige gespreksgegevens.

2.4 Opnames van gesprekken
BeSmart neemt telefoongesprekken en andere (digitale) gesprekken op voor transcriptiedoeleinden. De opnames en transcripties worden gebruikt voor het vastleggen van gemaakte afspraken, het verbeteren van de dienstverlening en het voldoen aan onze documentatieplicht onder MiFID II en de Wft.

Gespreksdeelnemers worden voorafgaand aan het gesprek geïnformeerd over de opname. Voor het uitwerken van transcripties kan gebruik worden gemaakt van AI-toepassingen; zie hierover artikel 7. Transcripties worden bewaard conform de in artikel 4 genoemde bewaartermijnen en zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.

2.5 Herkomst van gegevens
In de meeste gevallen ontvangen wij persoonsgegevens rechtstreeks van u. Daarnaast kunnen wij gegevens verkrijgen uit andere bronnen voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wettelijke verplichtingen, zoals openbare registers (waaronder het Handelsregister en het Kadaster), sanctie- en PEP-lijsten in het kader van de Wwft, en de beleggersgiro of depotbank waar uw vermogen wordt geadministreerd.

Het cliëntenonderzoek en de doorlopende controle op grond van de Wwft omvatten mede een toetsing op negatieve berichtgeving in openbare bronnen, op informatie over wetshandhaving en betrokkenheid van financiële toezichthouders, en op bestuursverboden en insolventieregisters. Deze toetsing vindt plaats ter uitvoering van de op BeSmart rustende wettelijke verplichting om het risico op witwassen en financieren van terrorisme te beoordelen.

3. Voor welke doeleinden en op welke grondslagen?
BeSmart verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de onderstaande doeleinden, telkens op basis van de daarbij vermelde wettelijke grondslag:

Doeleinde	Grondslag
Uitvoering van de overeenkomst tot vermogensbeheer of beleggingsadvies	Uitvoering van een overeenkomst — art. 6 lid 1 sub b AVG
Cliëntacceptatie, identificatie en monitoring (Wwft), geschiktheids- en passendheidstoets (Wft/MiFID II), fiscale bewaarplichten	Wettelijke verplichting — art. 6 lid 1 sub c AVG
Opname en transcriptie van gesprekken ten behoeve van de documentatieplicht	Wettelijke verplichting (MiFID II/Wft) en gerechtvaardigd belang
Beveiliging van systemen, fraudepreventie en kwaliteitsverbetering van de dienstverlening	Gerechtvaardigd belang — art. 6 lid 1 sub f AVG
Verzending van nieuwsbrieven en het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies	Toestemming — art. 6 lid 1 sub a AVG
Werving en selectie van medewerkers	Gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, wettelijke verplichting

4. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen:

• Cliëntgegevens: maximaal 7 jaar na beëindiging van de dienstverlening (fiscale bewaarplicht en Wwft);
• Gespreksopnames en transcripties: maximaal 7 jaar na de datum van het gesprek, overeenkomstig de wettelijke bewaartermijn voor cliëntdocumentatie;
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, of één jaar met uw toestemming;
• Websitegegevens: afhankelijk van het type gegevens en het doel.

5. Delen van persoonsgegevens met derden
BeSmart verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Gegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of indien dit wettelijk verplicht is, met de volgende categorieën ontvangers:

• de beleggersgiro en depotbank waar uw vermogen wordt aangehouden en geadministreerd;
• leveranciers van IT-, software- en clouddiensten, waaronder ons portefeuillemanagementsysteem;
• leveranciers van AI-toepassingen die ons ondersteunen bij transcriptie en documentverwerking (zie artikel 7);
• onze accountant, compliance-adviseurs en juridisch adviseurs;
• toezichthouders en overheidsinstanties, zoals de AFM, DNB en de Belastingdienst, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin passende afspraken zijn vastgelegd over beveiliging, geheimhouding en het gebruik van de gegevens.

6. Doorgifte buiten de EER
Persoonsgegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Sommige van onze leveranciers, waaronder aanbieders van cloud- en AI-diensten, zijn (mede) gevestigd buiten de EER, in het bijzonder in de Verenigde Staten. In die gevallen vindt doorgifte uitsluitend plaats op basis van een passend beschermingsniveau, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met passende waarborgen.

7. Gebruik van AI-toepassingen
BeSmart maakt bij haar dienstverlening gebruik van toepassingen op basis van kunstmatige intelligentie (AI). Deze worden ingezet ter ondersteuning van onze medewerkers, onder meer bij:

• het transcriberen en samenvatten van (telefoon)gesprekken;
• het analyseren van documenten en het opstellen van conceptteksten, zoals rapportages en correspondentie;
• interne analyses ten behoeve van kwaliteitsverbetering en compliance.

Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

• AI-leveranciers treden op als verwerker; met hen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten;
• persoonsgegevens die via deze toepassingen worden verwerkt, worden contractueel niet gebruikt voor het trainen van de onderliggende AI-modellen;
• AI-toepassingen nemen geen zelfstandige beslissingen over u: uitkomsten worden altijd beoordeeld door een medewerker van BeSmart voordat zij worden gebruikt in onze dienstverlening of advisering;
• wij verstrekken niet meer persoonsgegevens aan AI-toepassingen dan noodzakelijk voor het betreffende doel.

8. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
BeSmart neemt geen besluiten over u die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG). Bij het opstellen van uw risicoprofiel en het beoordelen van de geschiktheid van onze dienstverlening worden weliswaar geautomatiseerde hulpmiddelen gebruikt, maar de beoordeling en besluitvorming vinden altijd plaats door of onder verantwoordelijkheid van een medewerker van BeSmart.

9. Cookies en vergelijkbare technieken
BeSmart gebruikt uitsluitend functionele en analytische cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website. Tracking- of marketingcookies worden alleen geplaatst na voorafgaande toestemming.

10. Beveiliging van persoonsgegevens
BeSmart neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Informatiebeveiliging maakt onderdeel uit van het bredere Compliance Framework en wordt periodiek geëvalueerd.

11. Rechten van betrokkenen
U heeft op grond van de AVG het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien (recht op inzage);
• gegevens te laten corrigeren of verwijderen (recht op rectificatie en gegevenswissing);
• de verwerking van uw gegevens te laten beperken (recht op beperking van de verwerking);
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (recht van bezwaar);
• uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen (recht op overdraagbaarheid);
• een eenmaal gegeven toestemming te allen tijde in te trekken (indien de verwerking op toestemming berust).

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@besmart.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand. Houd er rekening mee dat wettelijke bewaarplichten (zoals de Wwft en fiscale wetgeving) eraan in de weg kunnen staan dat gegevens op uw verzoek worden verwijderd.

12. Klachten
Indien u een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met BeSmart via info@besmart.nl. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

13. Wijzigingen
Deze privacyverklaring wordt periodiek geëvalueerd en aangepast indien wet- en regelgeving of onze dienstverlening daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op onze website.

14. Slotbepaling
Deze privacyverklaring treedt in werking per 1 juli 2026 en vervangt eerdere versies.

Amsterdam, 14 augustus 2026

Directie BeSmart

BeSmart B.V. · Werfkade 3, 1033 TA Amsterdam · 020-7608232 · info@besmart.nl
Aan deze privacyverklaring kunnen geen rechten worden ontleend.